¿Qué es HRMS y para qué su empresa lo necesita?

¿Qué significa HRM?

Estarán de acuerdo con que el crecimiento de la empresa, inevitablemente aumenta el número de procesos de rutina. Muchos especialistas, en lugar de concentrarse en sus tareas, en estos casos están enterrados en informes, planos y todo tipo de documentación. Resolver este problema para el departamento de RRHH es bastante sencillo. Basta con implementar un sistema HRM (HRMS o HRIS) en el proceso de trabajo de su empresa.

Human Resource Management (HRM) o Human Resources Information System (HRIS) es un sistema completo para automatizar el reclutamiento, el proceso de selección, la contratación de personal, para brindar orientación, capacitación y desarrollo al empleado, evaluar su trabajo, determinar la remuneración y proporcionar beneficios y motivación, manteniendo correctamente los vínculos con cada miembro del equipo y garantizando la seguridad en el trabajo.

Algunos sistemas de gestión de recursos humanos incluyen una funcionalidad limitada (creados sólo para resolver tareas de reclutamiento o sólo de gestión de personal). Otros (como HURMA) tienen la funcionalidad all-in-one y, en consecuencia, encierra todas las tareas relacionadas con el recurso humano en la empresa. En cualquier caso, el sistema HRM debe salvar al departamento de recursos humanos de los procesos rutinarios, ayudando a automatizarlos. Convirtiéndolo así en un recurso estratégico, como debe ser.

Qué tipo de empresas necesitan un sistema HRM

Existe la opinión de que un sistema de automatización de personal es necesario para grandes empresas con más de 1000 empleados. En realidad es un mito. Un HRMS es indispensable cuando los profesionales de recursos humanos comienzan a sentir la necesidad de automatización. Si los gerentes de recursos humanos se dan cuenta de que pasan la mayor parte del día en la rutina y las tareas estratégicas quedan desatendidas, es necesario pensar seriamente en elegir un sistema HRM.

Hágase las siguientes preguntas para identificar qué tan urgente es el tema de adquirir un HRMS:

• ¿Dónde (en qué documento, base de datos) se almacena la información sobre los empleados de la empresa?
• ¿Es fácil acceder a este archivo en cualquier momento?
• ¿Cuánto tiempo se necesita para recopilar información para generar un informe de recursos humanos?
• ¿Cuántos días se tarda normalmente en incorporar a un nuevo empleado?
• ¿Cuánto tiempo dedican los profesionales de recursos humanos a tareas rutinarias todos los días?

Si las respuestas no lo dejan satisfecho, esta es una señal de que debe elegir un sistema HRM.

¿Es vital para todas las empresas tener un sistema HRM?

Al mismo tiempo, el sistema HRM no es una panacea. No salvará a las empresas en las que:

• no suelen destacar los puestos de especialistas en rrhh;
• no hay una planificación estratégica;
• no hay una idea de crecimiento;
• hay demasiada rotación de personal, no hay tareas para involucrar al personal;
• las funciones de los especialistas no están claras (todo el mundo está ocupado con todo).

¿Qué tareas suele resolver un sistema HRM?

Independientemente del nombre del sistema HRM (HR Software, HCM, HRS, HR Systems, Workforce Management, etc.), su funcionalidad suele incluir:

• estadísticas y bases de datos de empleados;
• elaboración de informes;
• cálculo de vacaciones, licencias por enfermedad;
• calculo de horas extra;
• creación de reuniones, eventos;
• gestión de nóminas;
• tareas de selección y adaptación;
• evaluación de la eficacia de los empleados;
• Análisis de rrhh para tomar decisiones basadas en números.
• HRM seguridad.

Cómo elegir el mejor sistema HRM para su empresa

Hoy en día en el mercado existen docenas de sistemas de recursos humanos. Es bastante difícil de comprender entre tanta variedad de softwares. Le ofrecemos un algoritmo que lo ayudará a elegir un HRIS:

• determine el objetivo principal del uso de un sistema HRM;
• escriba una lista de tareas que planea resolver con su ayuda;
• identifique a los empleados (líder, HRM, gerentes de rrhh, reclutadores, etc.) que lo utilizarían todos los días;
• haga una lista de programas y aplicaciones con los que este sistema HRM se debe integrar(Slack, Jira, 1C, etc.);
• determine el presupuesto para adquirir el sistema.

Para elegir el sistema que sea óptimo para su empresa, no debe confiar solo en la impresión que le dejó la publicidad sin haber probado el producto. Antes de comprar, debe comprender cómo la funcionalidad del sistema cumple con sus requisitos y necesidades. La versión de prueba gratuita es perfecta para esto.

Lo principal al hacer una prueba es realizar una prueba completa del sistema, involucrando a tantas personas como sea posible en su uso. Recuerde que para la implementación exitosa de un sistema HRM, es importante que sea utilizado no solo por el departamento de recursos humanos, sino también por otros especialistas.

Conclusiones

Estará de acuerdo con que la elección de un sistema adecuado para la gestión de personal es un proceso importante para una empresa. Para asegurar el crecimiento de la compañía, las hojas de cálculo de Excel con días de vacaciones y ausencias por enfermedad o Google Sheets ya no son suficientes. Esto requiere un sistema HRM más sofisticado, en el que pueda ver la información de cada candidato, empleado, departamento o división, evaluar el compromiso, recopilar comentarios de los empleados para el análisis de satisfacción, mantener registros sobre las horas de trabajo, registros sobre las vacaciones y ausencias por enfermedad dentro de un solo sistema.